L’attività di influencer comporta la gestione di dati personali come email, nomi, e preferenze degli utenti. Trattare questi dati correttamente è essenziale per rispettare il GDPR, il Codice Privacy italiano e altre normative in materia. Di seguito, ti forniamo una guida dettagliata, con esempi pratici, per aiutarti a essere conforme alla legge.
1. Comprendi cosa significa trattare i dati personali
Il trattamento di dati personali si riferisce a qualsiasi attività che coinvolge dati identificativi di una persona. Da influencer, alcuni dati personali che puoi raccogliere sono:
- Email e nome quando un follower si iscrive alla tua newsletter
- Indirizzi IP e cookie tramite il tuo sito web o i social media per tracciare il comportamento dell’utente
- Preferenze personali ottenute da sondaggi o interazioni sui social (come sondaggi su Instagram Stories)
Esempio pratico
Supponiamo tu stia organizzando un giveaway: chiedi ai follower di iscriversi inserendo nome e email. Questi sono dati personali che rientrano nel GDPR, e che devi gestire con specifiche garanzie.
Consiglio pratico: Prima di raccogliere dati, crea un elenco di quali dati personali utilizzi e per quali finalità. Questo ti permetterà di avere una visione chiara di cosa proteggere e come farlo correttamente.
2. Verifica le basi giuridiche per il trattamento dei dati
Ogni volta che tratti dati personali, devi avere una base giuridica che giustifichi tale trattamento. Le basi giuridiche più rilevanti per un influencer sono:
- Consenso: necessario quando raccogli, ad esempio, l’email per inviare aggiornamenti o offerte promozionali
- Interesse legittimo: utile se fai retargeting pubblicitario e puoi dimostrare che non viola i diritti dei tuoi follower
Esempio pratico
Immagina di voler inviare una newsletter settimanale. Prima di aggiungere il follower alla lista, devi ottenere il consenso esplicito, come una casella di spunta (“Accetto di ricevere aggiornamenti via email”) al momento dell’iscrizione.
Consiglio pratico: Quando chiedi il consenso, sii chiaro e specifico su quali dati utilizzi e per quali scopi. Ricorda che il consenso deve essere esplicito e revocabile in ogni momento.
3. Redigi e pubblica una Privacy Policy chiara e accessibile
La Privacy Policy è il documento che spiega come gestisci i dati personali dei tuoi follower. Deve contenere:
- L’elenco dei dati raccolti e le modalità di utilizzo
- Informazioni su chi ha accesso ai dati e per quanto tempo li conservi
- I diritti degli utenti e come possono esercitarli
Esempio pratico
Se utilizzi i dati dei follower per campagne di marketing con brand esterni, menziona nella Privacy Policy che i dati potrebbero essere condivisi con partner commerciali, ma solo in caso di consenso esplicito da parte dell’utente.
Consiglio pratico: Inserisci un link alla tua Privacy Policy in tutti i tuoi profili social e in ogni pagina del tuo sito dove raccogli dati. Sii sempre chiaro e trasparente.
4. Gestisci i diritti dei follower: accesso, rettifica, cancellazione e opposizione
I follower hanno diritti specifici sui loro dati, inclusi:
- Diritto di accesso: devono poter sapere quali dati hai su di loro
- Diritto di rettifica e cancellazione: possono richiedere modifiche o la rimozione dei propri dati
- Diritto di opposizione: possono opporsi all’utilizzo dei loro dati, ad esempio per finalità promozionali
Esempio pratico
Immagina che un follower ti chieda di essere rimosso dalla tua mailing list. Devi avere un metodo semplice, come un link “Annulla iscrizione” in ogni email, per permettergli di esercitare questo diritto.
Consiglio pratico: Prevedi un’email di contatto o un modulo sul tuo sito per facilitare la gestione delle richieste degli utenti.
5. Proteggi i dati con misure di sicurezza adeguate
I dati devono essere protetti da accessi non autorizzati, perdita o uso improprio. Adotta misure come:
- Autenticazione a due fattori per gli account social
- Protezione dei dati su piattaforme esterne con password sicure
- Limitazione dell’accesso ai dati solo alle persone autorizzate
Esempio pratico
Se usi un servizio di terze parti per inviare newsletter, verifica che questa piattaforma abbia garanzie di sicurezza (ad esempio, conformità al GDPR) per proteggere i dati dei tuoi follower.
Consiglio pratico: Controlla periodicamente le impostazioni di sicurezza dei tuoi account e delle piattaforme che utilizzi, aggiornando password e applicando misure di sicurezza come la crittografia dei dati.
6. Stipula accordi di trattamento dei dati con i brand partner
Collaborare con brand e aziende è una pratica comune per gli influencer, ma è importante ricordare che i partner devono rispettare le stesse norme sulla protezione dei dati. Prima di condividere informazioni, assicurati di:
- Avere una base giuridica valida per il trasferimento dei dati
- Stipulare un Data Processing Agreement (DPA) con i partner, specificando le responsabilità in materia di protezione dei dati
Esempio pratico
Se collabori con un brand per un evento live che richiede l’iscrizione degli utenti, assicurati che il brand si impegni a trattare i dati solo per l’evento specifico e con misure di sicurezza idonee.
Consiglio pratico: Chiedi sempre garanzie scritte dai partner con cui condividi i dati e assicurati di informare i follower di come i loro dati saranno utilizzati.
7. Tieni traccia delle attività di trattamento
Il GDPR richiede che chi tratta dati personali tenga traccia delle attività di trattamento per garantire trasparenza e responsabilità. Anche come influencer, è utile avere una registrazione documentata delle tue pratiche di gestione dati.
Esempio pratico
Se raccogli email per una lista di contatti, annota la base giuridica (come il consenso) e le misure di sicurezza applicate. In caso di controllo, potrai dimostrare di aver rispettato gli obblighi di legge.
Consiglio pratico: Crea un semplice file digitale o cartaceo in cui annotare le tue attività di trattamento. Tieni aggiornate queste informazioni per assicurarti che siano sempre complete e accurate.
Conclusioni
Proteggere i dati personali dei tuoi follower è fondamentale per costruire e mantenere la fiducia, oltre che per rispettare la normativa. Adotta queste pratiche per operare in modo sicuro e conforme al GDPR. Se desideri assistenza per rendere la tua attività di influencer perfettamente conforme alle normative, contattami per una consulenza personalizzata: ti guiderò passo dopo passo.
Si precisa che le consulenze non vengono rese gratuitamente ma solo dopo accettazione di preventivo scritto che verrà inviato previa descrizione del caso sottoposto.